D&I Data Protection and Public Procurement Alert 12 May 2017

< Back to Articles

Julkisiin hankintoihin osallistuminen edellyttää rikosrekisteriotteiden käsittelemistä yrityksissä

Uuden hankintalain velvoite käsitellä rikosrekisteriotteita aiheuttaa julkisiin hankintoihin osallistuville yrityksille haasteita, joihin on juuri julkaistun viranomaisohjeistuksen perusteella olemassa vain rajattuja ja käytännössä työläitä ratkaisutapoja.

Hankintalain uudistus

Uusi hankintalainsäädäntö (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 sekä ns. erityisalojen hankintalaki 1398/2016) tuli voimaan 1.1.2017. Hankintalain uudistuksessa muun muassa nostettiin kynnysarvoja kansallisten tavara- ja palveluhankintojen osalta 60 000 euroon sekä uudistettiin myös laajemmin hankintamenettelyjä koskevaa sääntelyä. Lisäksi hankintayksiköille asetettiin velvoite vaatia tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta tietyn henkilöpiirin rikosrekisteriotteet EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Uudistuksen tarkoituksena on torjua harmaata taloutta ja korruptiota sekä lisätä avoimuutta.

Rikosrekisteriotteiden tilaamiseen ja säilyttämiseen liittyvät seikat ovat herättäneet paljon kysymyksiä etenkin toimijoilla, jotka osallistuvat aktiivisesti julkisiin hankintoihin. Myös viranomaispuolella haasteet on huomattu, ja työ- ja elinkeinoministeriö on laatinut oppaan "Uuden hankintalainsäädännön velvoitteet rikosrekisteriotteiden selvittämisestä" (TEM oppaat ja muut julkaisut 4/2017).

Velvoite toimittaa rikosrekisteriotteet

Hankintalain mukaan hankintayksikön on suljettava ehdokas tai tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tähän kohdistuu jokin hankintalaissa luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Tällainen poissulkemisperuste on olemassa muun muassa, mikäli ehdokas tai tarjoaja taikka tässä päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on tuomittu rangaistukseen jostakin erikseen listatusta rikoksesta. Poissulkuperusteisiin kuuluvat rikokset sisältävät muun muassa lahjusten antamiseen, törkeämpiin vero- ja avustuspetoksiin sekä rahanpesuun liittyviä rikoksia.

Suurimmalta osin hallinnollisia haasteita eivät kuitenkaan aiheuta pakollisten poissulkemisperusteiden olemassaolo, vaan niiden olemattomuuden osoittamisen aiheuttamat haasteet.

Hankintalain mukaan hankintayksikön on vaadittava valitulta tarjoajalta tarvittavat selvitykset ennen hankintasopimuksen tekemistä sen tutkimiseksi, koskeeko tarjoajaa jokin pakollinen poissulkemisperuste. Käytännössä poissulkemisperustetta koskevaksi näytöksi vaaditaan Suomessa rikosrekisteriote. Velvollisuus koskee tarjoajaa itseään sekä tämän hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäseniä tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttäviä henkilöitä. Velvoite koskee ainoastaan EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja, ellei hankintayksikkö ole päättänyt soveltaa velvoitetta myös kansallisessa menettelyssä.

Velvoitteen piiriin kuuluvat henkilöt vaihtelevat käytännössä tapauskohtaisesti riippuen muun muassa kohteesta ja tarjoajasta. TEM:n oppaan mukaisesti hankintayksikkö voi lähtökohtaisesti luottaa ehdokkaan tai tarjoajan selvitykseen henkilöpiiristä.

Oppaan mukaan rikosrekisteriotteiden selvittäminen toteutetaan käytännössä siten, että hankintayksikkö vaatii rekisteriotteet ehdokkaalta ja tarjoajalta, joka hankkii otteet Oikeusrekisterikeskukselta henkilöiden kirjallisella suostumuksella ja toimittaa ne hankintayksikölle. Hankintayksikön on tuhottava otteet tai palautettava ne asianomaisille henkilöille. Ote on voimassa 12 kuukautta, joten samaa otetta voi käyttää useammassa eri hankinnassa.

Kielto säilyttää rikosrekisteriotteita

Haasteita tuo kuitenkin hankintalain nimenomainen kielto tarjoajalle säilyttää otteita. Tämä kielto tuo käytännössä merkittävästi hallinnollisia haasteita etenkin sellaisille tarjoajille, jotka osallistuvat jatkuvasti eri tarjouskilpailuihin.

Moni toimija on pohtinut mahdollisuutta säilyttää ja toimittaa eteenpäin otteita keskitetysti henkilöiden nimenomaisella suostumuksella. Kuitenkaan, kuten oppaassa todetaan, lainsäädäntö ei mahdollista otteiden keskitettyä tallennusta. Tämä on seurausta ennen kaikkea henkilötietolain mukaisesta asiallisen perusteltavuuden vaatimuksesta, josta ei voida poiketa edes rekisteröidyn suostumuksella. Tästä johtuen, vallitsevan viranomaistulkinnan mukaisesti, otteiden tallentaminen ei ole mahdollista edes suostumuksella hankintalaissa asetetun nimenomaisen kiellon vuoksi.

Näin ollen siitä riippumatta, tallennetaanko otteet sähköisesti vai manuaalisesti, niitä ei saa koota yhteen rekisteriin. Otteiden ei voida kuitenkaan katsoa muodostavan rekisteriä tilanteessa, jossa ne ainoastaan lähetetään kootusti. Toisin sanoen, mikäli henkilöt säilyttävät otteensa itse, voivat he toimittaa ne kootusti yhdelle henkilölle edelleen lähettämistä, mutta ei säilyttämistä, varten.

Tämän lisäksi työntekijöiden rikosrekisteriotteiden keräämisen osalta on otettava huomioon työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä koskeva erityissääntely, mukaan lukien yhteistoimintamenettelyä ja tiedottamista koskevat velvoitteet.

Käytännön toimintavaihtoehdot

Velvoite käsitellä rikosrekisteriotteita tuo julkisiin hankintoihin osallistuville yrityksille tältä osin merkittäviä käytännön haasteita tietosuojasääntelyn asettamista rajoituksista johtuen.

D&I:n näkemyksen mukaan rikosrekisteriselosteiden säilyttämistä koskevaa kieltoa ei voida pitää käytännön näkökulmasta onnistuneena. Tietosuojasääntelyn peruslähtökohtana on turvata rekisteröidyn oikeudet ja henkilötietojen suoja, mitä rikosrekisteriotteiden säilyttämistä koskevat rajoitukset eivät nähdäksemme sellaisenaan edistä tarkoituksenmukaisella tavalla.

Kuten monet yritykset ovat käytännön toiminnassa havainneet, rikosrekisteriotteiden uudelleen lähettäminen ja kerääminen erikseen jokaista hankintaa varten saattaa aiheuttaa merkittävämpiä tietoturvariskejä kuin niiden säilyttäminen kootusti suojatussa paikassa, kuten yrityksen palvelimella. Valitettavasti TEM:n ohjeistuskaan ei onnistu tuomaan ratkaisuja tähän käytännön ongelmaan.

Arviomme mukaan hankintalaki, tietosuojasääntely ja TEM:n opas huomioiden laki ja viranomaistulkinnat mahdollistavat nykyisellään seuraavat toimintamallit:

  1. Tarjoaja tilaa henkilöiden suostumuksella otteet suoraan Oikeusrekisterikeskuksesta erikseen jokaista tarjousta varten ja lähettää ne hankintayksikölle, joka hävittää otteet tai palauttaa ne henkilöille, joita otteet koskevat; tai
  2. Henkilö säilyttää tilaamansa tai hänelle palautetun oman otteensa, ja tarjoaja kerää otteet jokaiselta aina tarvittaessa niiden lähettämistä varten.

Lainsäädäntö ei kuitenkaan rajoita yksilön oikeutta määrätä tietojensa säilytyksestä, vaan ainoastaan yrityksen mahdollisuutta kerätä tiedot yhteiseen rekisteriin. Toisin sanoen käytännössä henkilö voi antaa otteen toiselle valitsemalleen työntekijälle säilytettäväksi esimerkiksi lomansa ajaksi, mutta tämäkään työntekijä ei voi koostaa useita rikosrekisteriotteita yhteen, koska tuolloin voitaisiin herkästi katsoa niiden muodostavan rekisterin.

 

Author

< Back to Articles