Modernien ICT-palvelujen hankinnat ovat äärimmäisen eläväinen kenttä, jota määrittävät paitsi kaikille hankinnoille yleiset haasteet, myös sen hyvinkin omaleimaiset erityispiirteet. Laajasti käytettyjen suurten toimittajien tarjoamien standardipalveluiden hankinnassa asiakkaan neuvotteluasema voi muodostua rajalliseksi. Samaan aikaan ICT-hankinnat muodostavat yrityksille äärimmäisen liiketoimintakriittisen alueen, jossa asiakkaan on varmistettava tietyt vähimmäisvaatimukset palveluntarjoajan valinnassa ja tämän kanssa tehtävissä sopimusehdoissa.
Kehitystrendi asiakkaan tarpeen mukaan räätälöitävistä ratkaisuista kohti standardipalveluita on edelleen vahvistunut viime vuosina. Markkinoilla on tarjolla yhä moninaisempia, käytettävyydeltään ennennäkemättömän toimivia ja kustannustasoltaan edullisia ratkaisuja, joiden tietoturva on myös tavallisesti osattu standardoida vakuuttavalle tasolle. Samalla kun yksilöllisistä hankinnoista on tullut näistä syistä usein epätarkoituksenmukaisia, on myös sopimusehdoissa ja vastuunjaossa tapahtunut olennainen käänne myyjän vakioehtoihin perustuviin sopimuksiin. Kun palvelut on lähtökohtaisesti hankittava myyjän edut turvaavilla ehdoilla, voi asiakas jäädä hankalaan asetelmaan – erityisesti silloin, kun tarkoituksena on kytkeä hankittava palvelu osaksi edelleen myytävää kokonaisuutta tai kun ostajan asemaan muutoin kohdistuu erityisiä ulkoisia vaatimuksia.
Asetelmaa mutkistavat edelleen modernien teknologiaratkaisujen innovatiiviset elementit, kuten tekoäly- ja koneoppimistekniikat, joiden sopimuksellinen hallinta vaatii myös muita kuin perinteisiä lisenssiehtoja. Organisaatioiden alati muuttuvat compliance- ja vastuullisuusvaatimukset tuovat niin ikään palveluhankintoihin uusia erityispiirteitä, joihin liittyvää vastuuta asiakas ei voi useinkaan ulkoistaa. Vaikka asiakas kokisi olevansa markkinoilla lähes ‘ota tai jätä’ -asetelmassa, on hankinnan kohteen, sen vaihtoehtojen sekä omien vastuiden arviointi aivan keskeistä hyvän lopputuloksen saavuttamiseksi.
Esittelemme alla viisi keskeisintä vinkkiämme ICT-palvelujen tarjoajan valinnassa ja sopimisessa tänä päivänä huomioitavista asioista, jotka perustuvat ICT-hankintoihin liittyvässä asiakastyössämme alati nouseviin teemoihin:
☑️ Kenen oikeudet ja mihin?
Toimittajan ja asiakkaan oikeuksien kohdentumisesta ja jakautumisesta sopiminen voi viedä leijonanosan moderneihin ICT-palveluihin liittyvistä sopimusneuvotteluista. Kenelle kuuluvat oikeudet palvelun infrastruktuurin, siinä säilytettävään dataan, palvelun tuottamaan sisältöön taikka palveluun kytkettäviin muihin järjestelmiin? Asiakkaan on tältä osin hyvä olla tarkkana palveluntarjoajien sopimusehdotusten arvioinnissa – hankinnalla tavoitellut päämäärät voivat jäädä saavuttamatta, jos palveluun ja dataan kohdistuvien oikeuksien jakautumisesta ei ole sovittu näitä tavoitteita ja tulevaisuuden toimintaedellytyksiä tukevalla tavalla.
Contact authors
