Hallintoedustuksella tarkoitetaan henkilöstön oikeutta valita kollega edustajakseen työnantajan toimielimeen, kuten esimerkiksi johtoryhmään tai hallitukseen. Vuoden alussa voimaan tulleessa lainsäädäntöuudistuksessa yli 30 vuotta vanha hallintoedustussääntely pitkälti vain siirrettiin omasta erillisestä laistaan osaksi uutta yhteistoimintalakia.
Vaikka yhteistoiminnassa ja hallintoedustuksessa on kyse sinänsä samantyyppisistä asioista vuorovaikutuksen ja tiedonkulun edistämiseksi, on hallintoedustus muista yhteistoimintavelvoitteista erillinen oma kokonaisuutensa. Käytännössä samoja asioita saatetaankin päätyä käsittelemään niin hallintoedustajan kanssa kuin esimerkiksi jatkuvan vuoropuhelun kontekstissa.
Yhteistoimintalakiin “laatukriteeri” toimielimelle
Työnantaja ei ole velvollinen järjestämään hallintoedustusta, jos henkilöstö ei hallintoedustusta vaadi tai yrityksessä sovitaan, ettei hallintoedustusta lainkaan toteuteta. Kuitenkin silloin, kun hallintoedustus on järjestetty, tulee hallintoedustajan jatkossa istua yrityksen sellaisessa toimielimessä, joka täyttää lain uuden “laatukriteerin”. Näin siitäkin riippumatta, perustuuko hallintoedustuksen toteutus kyseisessä tapauksessa sopimukseen vai lakiin.
Uuteen yhteistoimintalakiin kirjattu hallintoedustuksen laatukriteeri tarkoittaa käytännössä sitä, että myös sopimukseen perustuva hallintoedustus tulee toteuttaa sellaisessa toimielimessä, joka käsittelee tärkeitä liiketoimintaa, taloutta ja henkilöstön asemaa koskevia kysymyksiä. Siten paikka esimerkiksi yksinomaan henkilöstöasioita käsittelevässä toimielimessä ei enää sopimukseenkaan perustuvassa hallintoedustuksessa sellaisenaan riitä täyttämään uutta laatukriteerivaatimusta.
Käytännössä laatukriteerin ilman tulkintaepäselvyyksiä täyttää hallintoedustajan paikan sijoittuminen esimerkiksi yrityksen hallitukseen tai johtoryhmään. Hallintoedustaja voi kuitenkin hyvin istua myös yrityksen muussa vastaavassa toimielimessä, jolla on liiketoiminta-, talous- ja henkilöstökysymyksissä päätösvaltaa, toimeenpanovaltaa tai niihin liittyvä yrityksen toiminnan valvontaoikeus. Hallintoedustajan paikka voi vaihtoehtoisesti sijoittua myös sellaiseen neuvoa-antavaan toimielimeen, joka on aidosti ja vakiintuneesti ennakkovalmistelevassa roolissaan osa yrityksen normaalia päätöksentekorakennetta. Laatukriteerillä on kuitenkin pyritty puuttumaan nimenomaan siihen, että yrityksiin ei perustettaisi uusia toimielimiä vain hallintoedustuksen muodollista toteuttamista varten.
Laatukriteeri ei jatkossakaan estä toteuttamasta hallintoedustusta myöskään yhtä useammassa toimielimessä. Tällöin kuitenkin edellytetään, että mikään liiketoimintayksikkö ei – esimerkiksi toteutettaessa hallintoedustus eri liiketoimintayksikköjen johtoryhmätasoilla – jää kokonaan hallintoedustuksen ulkopuolelle.
Hallintoedustuksen perusteena ensisijaisesti sopimus
Lähtökohtana on, että hallintoedustus toteutetaan yrityksissä kirjallisen sopimuksen perusteella. Sopimus tehdään työnantajan ja henkilöstöryhmien välillä kokouksessa, johon osallistuu edustaja kustakin henkilöstöryhmästä. Sopimuksen syntyminen ei edellytä yksimielisyyttä, vaan tarvittaessa riittävää on, että yhteisymmärrykseen hallintoedustuksen järjestämisen tavasta päästään yrityksen johdon ja kahden sellaisen henkilöstöryhmän edustajan kesken, jotka yhdessä edustavat henkilöstön enemmistöä.
Hallintoedustussopimuksessa voidaan sopia esimerkiksi siitä toimielimestä tai niistä toimielimistä, joista hallintoedustajat saavat paikat, hallintoedustajien ja varaedustajien lukumääristä, heidän toimikautensa pituudesta ja korvauksista, mutta myös esimerkiksi mahdollisista äänioikeuden rajoituksista. Hallintoedustussopimus voidaan tehdä määräaikaisena tai toistaiseksi voimassa olevana. Sopimuskauden pituutta ja irtisanomismenettelyä koskevat tarkemmat määräykset onkin hyvä aina sisällyttää yrityksessä tehtävään hallintoedustussopimukseen.
Sopimuksella hallintoedustus voidaan myös toteuttaa konsernitasolla, mikä voi monissa organisaatioissa olla käytännössä tarkoituksenmukainen ratkaisu.
Laatukriteerin ohella sopimuksellakaan ei kuitenkaan voida poiketa lain nimenomaisista säännöksistä koskien hallintoedustajan kelpoisuutta tai irtisanomissuojaa taikka soveltuvista salassapito- tai rangaistussäännöksistä. Esimerkiksi myöskään siitä, mitä hallituksen jäsenen vastuusta ja vahingonkorvausvelvollisuudesta säädetään osakeyhtiölaissa, ei voida poiketa hallintoedustussopimuksella hallintoedustajaakaan koskien.
Lakiin perustuva hallintoedustus toissijaisena vaihtoehtona
Myös uudesta yhteistoimintalaista löytyvät toissijaiset säännökset hallintoedustuksen järjestämiselle suoraan lain perusteella siltä varalta, jos yrityksessä ei onnistuta pääsemään asiasta sopimukseen. Työnantajan velvollisuus järjestää hallintoedustus näiden lain toissijaisten säännösten perusteella edellyttää, että sopimusneuvotteluiden kariutumisesta huolimatta vähintään kaksi henkilöstöryhmää, jotka yhdessä edustavat henkilöstön enemmistöä, yhä vaativat hallintoedustuksen toteuttamista.
Kun hallintoedustus järjestetään lakiin perustuen, valitsee yritys laatukriteerin huomioon ottaen sen toimielimensä tai ne toimielimensä, joihin hallintoedustajille ja heidän henkilökohtaisille varaedustajilleen osoitetaan paikat. Hallintoedustajat nimetään kyseisen toimielimen muiden jäsenten lisäksi. Hallintoedustajia tulee lakiin perustuvassa järjestelyssä olla enintään neljäsosa asianomaisen toimielimen muiden jäsenten määrästä, mutta kuitenkin vähintään yksi ja enintään neljä. Käytännössä tämä hallintoedustajien lukumäärää koskeva “1/4-sääntö” tarkoittaa sitä, että jos kyseisessä toimielimessä on ennestään esimerkiksi seitsemän yrityksen valitsemaa jäsentä, voi henkilöstö valita yhden hallintoedustajan lisäjäseneksi. Jos taas muiden jäsenten lukumäärä toimielimessä on vähintään kahdeksan ja enintään 11, voi henkilöstö valita toimielimeen kaksi hallintoedustajaa.
Hallintoedustajilla on pääosin samat oikeudet ja vastuut kuin muillakin kyseisten toimielinten jäsenillä. Hallintoedustajat tuleekin ottaa huomioon esimerkiksi toimielimen päätösvaltaisuutta ja määräenemmistöä arvioitaessa. Lain mukaan hallintoedustajilla ei kuitenkaan ole oikeutta ottaa osaa yrityksen johdon valintaa, erottamista, johdon sopimusehtoja, henkilöstön työsuhteen ehtoja taikka työtaistelutoimenpiteitä koskevien asioiden käsittelyyn.
Uutena asiana yhteistoimintalaissa on lisäksi säädetty hallintoedustajan oikeudesta saada koulutusta siinä määrin kuin se on tarpeen hallintoedustajan tehtävän hoitamiseksi. Hallintoedustajilla onkin oikeus samaan esimerkiksi yrityshallintoon ja juridiikkaan liittyvään koulutukseen, jota muille toimielimen jäsenille annetaan kyseisen toimielimen työskentelyyn liittyen. Lisäksi hallintoedustajalla on oikeus saada riittävästi vapautusta työstään tehtävänsä hoitamiseksi. Jos taas hallintoedustaja osallistuu työaikansa ulkopuolella toimielimen kokoukseen, on yritys velvollinen suorittamaan hänelle kokoukseen osallistumisesta aiheutuvat asianmukaiset kulut ja kokouspalkkion esimerkiksi hallintoedustajan säännöllisen työajan palkan perusteella.
