Organisaatioiden monimuotoisuus ja inklusiivisuus ovat vastuullisuuden keskeisiä elementtejä ja samalla kilpailukykytekijöitä. Erityisesti kansainvälisillä organisaatioilla on jo laajasti käytössä monimuotoisuuteen liittyviä tavoitteita ja menettelytapoja monimuotoisuuden mittaamiseksi. Suomessa työelämän tietosuojasääntely asettaa kuitenkin merkittäviä rajoituksia monimuotoisuusdatan keräämiselle. Monimuotoisuuden johtaminen dataa hyödyntäen ei kuitenkaan ole Suomessa mahdotonta.
Juridiset lähtökohdat monimuotoisuusdatan keräämiselle
Henkilötietoa on kaikki tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. Henkilötiedon avulla henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti, esimerkiksi eri tietoja yhdistäen. Esimerkkeinä henkilötiedoista voidaan mainita nimen ohella sähköpostiosoite, auton rekisterinumero, IP-osoite ja vaikka lemmikkieläimen nimi. Tietosuojasääntely soveltuu henkilötietojen käsittelyyn.
Työnantaja saa kerätä työntekijästä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tästä tiukasta tarpeellisuusvaatimuksesta ei voi poiketa edes työntekijän suostumuksella.
Monimuotoisuuskartoituksiin tarvittavat henkilötiedot ovat yleensä niin sanottuja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tällaisina arkaluonteisina henkilötietoina pidetään esimerkiksi tietoja, joista ilmenee rotu, etninen alkuperä, poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, terveydentila tai seksuaalinen suuntautuminen. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittely on lähtökohtaisesti kiellettyä. Poikkeaminen tästä pääsäännöstä on mahdollista ainoastaan hyvin rajoitetuissa tilanteissa.
Edellä kuvatut rajoitukset tekevät käytännössä mahdottomaksi kerätä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja yksinomaan monimuotoisuusjohtamisen tueksi ja organisaation monimuotoisuuden mittaamiseksi. Tietosuojalainsäädännön asettamia rajoitteita ei myöskään voi kiertää ulkoistamalla henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä ulkopuoliselle palveluntarjoajalle.
Toisaalta on hyvä huomata, että työnantajilla on joka tapauksessa tietoa tietyistä organisaation monimuotoisuuden osatekijöistä, kuten esimerkiksi työntekijöiden sukupuolesta ja iästä. Näitä tietoja käytetään jo nyt tasa-arvosuunnittelussa, eikä lainsäädäntömme estä sitä, että näitä tietoja käytettäisiin osana laajempia monimuotoisuuskartoituksia. Kuten muunkin työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn osalta, on kuitenkin syytä huomioida, että tietojen käsittelyn on oltava läpinäkyvää ja siitä on informoitava etukäteen.
Anonyymi data monimuotoisuuden mittaamisen välineenä
Anonyymi tieto ei ole oikeudellisesti arvioiden henkilötietoa eli tietosuojalainsäädännön henkilötietojen käsittelyä koskevat rajoitukset eivät sovellu anonyymin tiedon keräämiseen. Aidosti anonyymin monimuotoisuusdatan kerääminen on siten lainsäädäntömme puitteissa mahdollista.
Lähtökohtaisesti monimuotoisuusdataa kerätään kokonaiskuvan muodostamiseksi organisaation monimuotoisuudesta ja sen kehityksestä. Tämän tiedontarpeen myös anonyymi data yleensä täyttää hyvin.
Käytännössä työnantaja voi kerätä monimuotoisuusdataa toteuttamalla anonyymin kyselyn, johon vastaaminen on vapaaehtoista. Vastaajia koskevat taustakysymykset (esimerkiksi osasto/tiimi, sukupuoli ja ikä) tulee laatia niin laajoiksi, ettei vastaajaa voida näiden taustatietojen perusteella tunnistaa. Samoin kysely on suositeltavaa toteuttaa niin, ettei kyselyyn vastaajaa voida tunnistaa myöskään vastaamisessa käytettävän laitteen tai yhteyden IP-osoitteen perusteella.
Monimuotoisuuskeskustelut ja monimuotoisuusdatan kerääminen työpaikalla voivat herättää henkilöstössä yksityisyydensuojaan liittyviä kysymyksiä ja huolta. Siksi työnantajan on myös olennaista kattavasti tiedottaa henkilöstöä siitä, miksi kysely tehdään ja korostaa, ettei työnantajalla ole mahdollisuutta selvittää, ketkä kyselyyn ovat vastanneet ja miten.
